Quy trình xét duyệt visa Nhật Bản đa số dựa trên hồ sơ giấy, dù không yêu cầu đương đơn xếp hàng phỏng vấn trực tiếp tại Đại sứ quán hay Tổng lãnh sự quán, nhưng cơ quan xét duyệt vẫn duy trì quy trình cuộc gọi thẩm định ngẫu nhiên bất cứ lúc nào!

Cuộc gọi này có thể gọi trực tiếp cho bạn, người bảo lãnh, người đi cùng hoặc Phòng Nhân sự/Giám đốc công ty bạn đang làm việc. Chỉ cần một phút giật mình, trả lời ngập ngừng hoặc bất nhất thông tin, bộ hồ sơ dù đẹp đến mấy cũng bị "đánh trượt" không thương tiếc! Cùng Vacation Travel điểm qua 5 câu hỏi "bẫy" phổ biến nhất!

Cơ chế cuộc gọi thẩm định từ Lãnh sự quán diễn ra như thế nào?

• Thời gian gọi: Thường diễn ra trong giờ hành chính (từ 9:00 – 11:30 và 14:00 – 16:30 từ thứ Hai đến thứ Sáu) trong suốt thời gian hồ sơ đang được xét duyệt (từ 10 - 12 ngày làm việc).
• Đầu số hiển thị: Tổng đài Lãnh sự là số gọi đi 1 chiều (không thể gọi lại được). Nếu bạn bỏ lỡ cuộc gọi nhiều lần, hồ sơ có thể bị kéo dài thời gian xét duyệt, bị trả hồ sơ về hoặc bị đánh trượt ngay với lý do "Không thể xác minh thông tin".
• Đối tượng bị gọi: Bất kỳ ai có tên trong bộ hồ sơ (Đương đơn, Vợ/Chồng, Người bảo lãnh tài chính, Người đi cùng lịch trình, hoặc có khi là Giám đốc).

Top 5 câu hỏi thẩm định "xoáy" nhất từ Lãnh sự & Kịch bản trả lời chuẩn

1. "Chuyến đi Nhật này bạn đi với ai, thời gian từ ngày nào đến ngày nào, ở khách sạn nào?"

• Mục đích bẫy: Kiểm tra xem bạn có thực sự tự lên kế hoạch du lịch hay đi mua hồ sơ/lịch trình ảo từ các dịch vụ trôi nổi.
• Lỗi hay mắc: Trả lời ngập ngừng "Dạ em không nhớ rõ, hình như đi giữa tháng..." hoặc "Khách sạn thì công ty dịch vụ book giùm em không biết tên".

• Kịch bản trả lời chuẩn: Trả lời dứt khoát ngày đi, ngày về trùng khớp 100% với tờ khai e-Form và bản Lịch trình (Itinerary) đã nộp. Nêu tên ít nhất 1-2 khách sạn chính tại các thành phố lớn (như Tokyo, Kyoto, Osaka) và các điểm tham quan trọng tâm trong ngày.

2. "Mức lương thực nhận hàng tháng của bạn là bao nhiêu và nhận qua hình thức nào?"

• Mục đích bẫy: So sánh câu trả lời của bạn với câu trả lời của Nhân sự công ty và số liệu trên Sao kê ngân hàng/Bảng lương.
• Lỗi hay mắc: Khai trong hồ sơ lương 15 triệu (gồm thưởng/phụ cấp), nhưng khi hỏi lại trả lời theo Lương cơ bản trên Hợp đồng lao động là 6 triệu.

• Kịch bản trả lời chuẩn: Trả lời chính xác con số thu nhập trung bình hàng tháng đã thể hiện trên sao kê hoặc bảng lương mộc đỏ nộp Lãnh sự. Nếu có khoản thu nhập ngoài lương, cần giải trình rõ ràng.

3. "Tại sao công ty không đóng Bảo hiểm xã hội cho bạn?" (Dành cho hồ sơ thiếu BHXH)

• Mục đích bẫy: Thử thách tính trung thực của Đơn giải trình không đóng BHXH
• Lỗi hay mắc: Trả lời mâu thuẫn với nội dung đã viết trong đơn (Ví dụ: Đơn viết do công ty nhỏ chưa đăng ký, nhưng qua điện thoại lại trả lời "Do em không thích đóng").

• Kịch bản trả lời chuẩn: Điềm tĩnh trả lời đúng lý do đã nêu trong đơn giải trình (Ví dụ: "Khoản BHXH đã được công ty thỏa thuận chi trả trực tiếp vào lương hàng tháng của em").

4. "Công ty bạn làm việc ở địa chỉ nào, quy mô bao nhiêu người, nhân viên X làm vị trí gì?" (Gọi điện cho Phòng Nhân sự)

• Mục đích bẫy: Phát hiện các trường hợp làm giả Hợp đồng lao động hoặc "chạy" xác nhận công tác tại công ty ma.
• Lỗi hay mắc: Lễ tân/Nhân sự mới không biết mặt đương đơn, trả lời "Ở đây không có ai tên đó" hoặc ngơ ngác không nắm rõ vị trí công tác.

• Kịch bản trả lời chuẩn: Bắt buộc phải dặn dò trước Lễ tân nghe điện thoại bàn và Nhân sự công ty. Cung cấp cho Nhân sự bản sao Hợp đồng lao động, Đơn nghỉ phép đã ký để họ nắm rõ và xác nhận chính xác khi Lãnh sự gọi điện.

5. "Thành viên đi cùng bạn có quan hệ như thế nào, hiện đang làm công việc gì?"

• Mục đích bẫy: Kiểm tra tính logic của nhóm đi du lịch cùng nhau (đặc biệt là nhóm bạn bè hoặc cặp đôi).
• Lỗi hay mắc: Trả lời sai tên công ty hoặc công việc của người đi cùng.

• Kịch bản trả lời chuẩn: Nắm rõ thông tin cơ bản về công việc, nơi làm việc và mối quan hệ của những người chung đoàn du lịch.

Quy tắc “sinh tồn” khi nhận cuộc gọi thẩm định

1. Luôn giữ điện thoại bên mình: Trong suốt 2 tuần sau khi nộp hồ sơ, hãy đảm bảo điện thoại luôn mở chuông, kể cả lúc làm việc hay di chuyển trên đường.
2. Lưu sẵn file hồ sơ trong điện thoại: Lưu một thư mục bao gồm: Tờ khai e-Form, Lịch trình chi tiết, Booking khách sạn và Đơn xin nghỉ phép để xem lại ngay khi cần
3. Bình tĩnh, không vội vã: Nếu đang đi ngoài đường ồn ào hoặc chưa nghe rõ, hãy lịch sự xin phép cán bộ Lãnh sự: "Em xin lỗi, em đang ở ngoài đường hơi ồn, xin phép anh/chị cho em di chuyển vào chỗ yên tĩnh để trả lời ạ".
4. Trả lời đúng trọng tâm: Hỏi gì đáp nấy, trả lời ngắn gọn, dứt khoát, không giải thích lan man những thông tin không liên quan.

Khi sử dụng dịch vụ làm Visa tại Vacation Travel, bạn không chỉ được chuẩn hóa chứng từ mà còn được chuyên viên dặn dò và hướng dẫn kịch bản trả lời điện thoại một cách mượt mà nhất.

Nguồn: Vacation Travel

Kiểm duyệt chuyên môn: Kiều Phụng

Ngày cập nhật: 12/10/2026

VACATION TRAVEL – Công ty Du Lịch Kỳ Nghỉ

Top 10 Doanh Nghiệp Lữ Hành Hàng Đầu TP. HCM

Địa chỉ:  186 Cống Quỳnh, P. Bến Thành, TP.HCM

Điện thoại: (028) 7306 1139

📲 Hotline/zalo: VISA: 0828.31.35.39 – TOUR: 0838.31.35.39

Email: info@vacationtravel.com.vn

🌐 www.vacationtravel.com.vn